Hợp đồng lao động là hồ sơ nền của quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động. Nếu hợp đồng ghi không rõ công việc, địa điểm, mức lương, thời hạn hoặc quyền ký, các dữ liệu phía sau như chấm công, bảng lương, BHXH và xử lý nghỉ việc rất dễ lệch nhau. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa hợp đồng ngay từ khi tuyển người đầu tiên thay vì dùng một mẫu chung cho mọi vị trí.
Nếu đang ở bước chuẩn bị nhân sự, xem trước doanh nghiệp bắt đầu tuyển nhân viên cần làm những gì. Bài này chỉ tập trung vào hợp đồng lao động, không đi sâu vào thử việc, BHXH hay tiền lương vốn đã có bài riêng trong cùng cụm.
Hợp đồng lao động được nhận diện theo bản chất, không chỉ theo tên gọi
Theo Bộ luật Lao động 2019, nếu thỏa thuận có nội dung về việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì có thể được xem là hợp đồng lao động dù văn bản mang tên khác. Vì vậy, doanh nghiệp không nên dùng tên “cộng tác viên”, “khoán việc” hoặc “hợp tác” chỉ để né các nghĩa vụ phát sinh từ một quan hệ lao động thực tế.
Hai loại hợp đồng lao động doanh nghiệp cần phân biệt
Khung pháp luật hiện hành chủ yếu phân biệt hợp đồng lao động không xác định thời hạn và hợp đồng lao động xác định thời hạn không quá 36 tháng. Doanh nghiệp nên chọn loại hợp đồng dựa trên nhu cầu sử dụng lao động thực tế và kế hoạch nhân sự, thay vì mặc định mọi nhân viên mới đều ký hợp đồng ngắn hạn.
| Loại hợp đồng | Khi nào thường phù hợp | Điểm cần quản lý |
|---|---|---|
| Không xác định thời hạn | Vị trí ổn định, nhu cầu dài hạn | Quyền và nghĩa vụ khi chấm dứt, thay đổi công việc, lương và điều kiện làm việc |
| Xác định thời hạn | Nhu cầu có thời hạn hoặc giai đoạn cụ thể | Ngày hết hạn, ký tiếp, chuyển loại hợp đồng và hồ sơ khi hết hạn |
Những nội dung chính nên có trong hợp đồng lao động
Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 quy định các nội dung chủ yếu của hợp đồng. Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, nên kiểm tra tối thiểu các nhóm sau:
- Thông tin và người đại diện ký phía doanh nghiệp.
- Thông tin nhận diện của người lao động.
- Công việc, chức danh và địa điểm làm việc.
- Thời hạn hợp đồng.
- Mức lương, hình thức trả lương, kỳ trả lương, phụ cấp và khoản bổ sung.
- Chế độ nâng bậc, nâng lương nếu có.
- Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi.
- Trang bị bảo hộ lao động khi công việc có yêu cầu.
- BHXH, BHYT, BHTN theo trường hợp áp dụng.
- Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nếu có thỏa thuận.
Không cần biến hợp đồng thành một quyển quy chế dài. Những nội dung vận hành chi tiết như quy trình xin nghỉ, bảo mật dữ liệu, cấp phát tài sản, duyệt chi phí hoặc quy tắc sử dụng hệ thống có thể đặt trong phụ lục, nội quy hoặc quy chế riêng, miễn là không trái với thỏa thuận và pháp luật.
Địa điểm làm việc cần ghi đủ rõ
Doanh nghiệp tại Phú Quốc thường có nhân sự làm tại trụ sở, nhà hàng, khách sạn, điểm tour, cửa hàng hoặc nhiều cơ sở. Nếu người lao động có thể làm ở nhiều địa điểm, hợp đồng nên mô tả phạm vi đủ rõ thay vì chỉ ghi chung chung “theo sự phân công của công ty”. Khi điều chuyển thường xuyên sang nơi khác, doanh nghiệp cần kiểm tra cơ sở pháp lý và điều kiện áp dụng tương ứng.
Tiền lương trong hợp đồng phải khớp với cách trả thực tế
Hợp đồng cần tách được mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp và các khoản bổ sung khác nếu có. Các khoản doanh nghiệp trả thường xuyên nhưng không phản ánh trong hồ sơ sẽ khiến bảng lương, dữ liệu BHXH và chứng từ kế toán khó đối chiếu.
Doanh nghiệp có thể xem riêng bài hồ sơ tiền lương doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu những gì để tổ chức bảng công, bảng lương và chứng từ thanh toán thống nhất với hợp đồng.
Ai được ký hợp đồng lao động phía doanh nghiệp?
Trước khi ký, doanh nghiệp phải kiểm tra đúng người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Không nên để trưởng bộ phận, quản lý cơ sở hoặc kế toán ký hợp đồng chỉ vì họ trực tiếp tuyển người nếu chưa có căn cứ về thẩm quyền. Sai người ký có thể tạo tranh chấp không cần thiết khi doanh nghiệp cần thực hiện hoặc chấm dứt hợp đồng.
Có thể ký hợp đồng lao động điện tử không?
Bộ luật Lao động 2019 công nhận hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản. Nếu dùng hình thức điện tử, doanh nghiệp cần kiểm soát danh tính người ký, phiên bản tài liệu, thời điểm ký, quyền truy cập và khả năng lưu trữ để có thể xuất trình khi cần.
Thử việc nên tách khỏi nội dung hợp đồng chính khi cần phân tích sâu
Pháp luật cho phép hai bên thỏa thuận nội dung thử việc trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc riêng. Tuy nhiên, thời gian thử việc, mức lương thử việc và cách xử lý khi kết thúc có giới hạn cụ thể. Xem bài thử việc và ký hợp đồng lao động: doanh nghiệp cần xử lý thế nào để tránh trộn hai search task.
Hợp đồng lao động liên quan thế nào đến BHXH?
Loại hợp đồng, thời hạn, tiền lương và bản chất quan hệ lao động là dữ liệu quan trọng khi xác định nghĩa vụ BHXH. Từ 01/07/2025, Luật BHXH 2024 mở rộng và làm rõ một số nhóm thuộc diện bắt buộc, trong đó có hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng và một số trường hợp làm việc không trọn thời gian đáp ứng điều kiện luật định.
Xem hướng dẫn chuyên biệt tại đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới.
7 lỗi doanh nghiệp nên tránh khi ký hợp đồng
- Dùng mẫu của doanh nghiệp khác mà không sửa công việc, địa điểm và cơ chế trả lương.
- Người ký phía công ty không có thẩm quyền hoặc không có ủy quyền phù hợp.
- Mức lương trên hợp đồng khác hoàn toàn cách trả thực tế nhưng không có phụ lục hoặc hồ sơ giải thích.
- Dùng “hợp đồng cộng tác viên” cho một quan hệ lao động thực chất.
- Không theo dõi ngày hết hạn của hợp đồng xác định thời hạn.
- Để nội dung thử việc vượt quá giới hạn pháp luật.
- Không lưu bản đã ký hoặc không kiểm soát phiên bản hợp đồng điện tử.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng dưới 1 tháng có cần bằng văn bản không?
Pháp luật có một số trường hợp cho phép giao kết bằng lời nói đối với hợp đồng dưới 01 tháng, nhưng cũng có ngoại lệ bắt buộc phải lập bằng văn bản. Với doanh nghiệp, lập hồ sơ rõ ràng vẫn giúp giảm rủi ro về công việc, lương và thời điểm làm việc.
Có thể sửa hợp đồng sau khi ký không?
Có thể thỏa thuận sửa đổi, bổ sung theo cơ chế pháp luật cho phép. Doanh nghiệp nên thể hiện rõ nội dung thay đổi và thời điểm áp dụng, đồng thời cập nhật các dữ liệu liên quan như lương, BHXH và phân quyền nội bộ nếu bị ảnh hưởng.
Căn cứ cập nhật chính
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14.
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 đối với giao kết điện tử.
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, hiệu lực từ 01/07/2025.
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP về BHXH bắt buộc.
