Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2026 là những khoản doanh nghiệp đã phát sinh hoặc đã hạch toán nhưng không đáp ứng điều kiện để làm giảm thu nhập chịu thuế, hoặc chỉ được trừ trong một giới hạn nhất định. Từ năm 2026, doanh nghiệp cần đặc biệt đối chiếu Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP trước khi quyết toán.
Nếu đang kiểm tra chiều ngược lại — một khoản chi cần đáp ứng điều kiện gì để được tính vào chi phí hợp lệ — xem thêm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN năm 2026.
Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2026 là gì?
Chi phí không được trừ là khoản có thể đã được ghi nhận theo kế toán nhưng khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải loại toàn bộ hoặc điều chỉnh phần không đủ điều kiện. Vì vậy, kế toán cần tách rõ hai việc: ghi nhận chi phí kế toán và xác định chi phí được trừ cho mục đích thuế.
Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, về nguyên tắc doanh nghiệp được trừ khoản chi khi đáp ứng điều kiện về phát sinh thực tế liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh, hóa đơn chứng từ và điều kiện thanh toán theo quy định. Điều 10 của Nghị định quy định các nhóm khoản chi không được trừ.
Bảng nhanh các khoản chi cần rà soát trước quyết toán
| Nhóm chi phí | Rủi ro thuế TNDN | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Chi không liên quan hoạt động kinh doanh | Có thể không được trừ | Mục đích, hợp đồng, bằng chứng giao dịch |
| Thiếu hóa đơn hoặc chứng từ | Có thể bị loại | Hóa đơn, hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán |
| Khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên | Rủi ro nếu không đáp ứng điều kiện thanh toán | Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Tiền phạt vi phạm hành chính | Không được trừ | Quyết định xử phạt, loại vi phạm |
| Chi phúc lợi vượt giới hạn | Phần vượt không được trừ | Quỹ lương và tổng chi phúc lợi |
| Khấu hao TSCĐ không đúng quy định | Phần không hợp lệ không được trừ | Hồ sơ tài sản, mục đích sử dụng, mức khấu hao |
| Tiền lương, tiền công không đủ điều kiện | Có thể bị loại | HĐLĐ, bảng lương, chứng từ chi trả |
| Lãi vay liên quan phần vốn điều lệ còn thiếu | Có thể không được trừ theo phần xác định | Vốn góp, tiến độ góp vốn, khoản vay |
| Chi phí trích trước không xử lý đúng | Có thể phải điều chỉnh | Căn cứ trích, kỳ hạn, thời điểm thực chi |
Bảng trên dùng để sàng lọc. Việc kết luận một khoản cụ thể cần dựa trên hồ sơ thực tế và đúng điều khoản áp dụng cho giao dịch đó.
Các khoản chi không được trừ cần rà soát năm 2026
1. Khoản chi không đáp ứng điều kiện chung
Đây là nhóm cần kiểm tra đầu tiên. Một hóa đơn đầu vào có thật chưa đủ để mặc nhiên trở thành chi phí được trừ. Doanh nghiệp còn phải chứng minh giao dịch thực tế phát sinh, có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ và đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định.
Hồ sơ nên được lưu theo chuỗi giao dịch: nhu cầu mua → hợp đồng hoặc đề nghị mua → giao nhận/nghiệm thu → hóa đơn → thanh toán → bằng chứng sử dụng cho hoạt động kinh doanh. Cách lưu này giúp giảm tình trạng có hóa đơn nhưng không giải thích được bản chất khoản chi.
2. Lưu ý năm 2026: khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên
Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định khoản chi cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của pháp luật thuế GTGT.
Vì vậy, kế toán nên đưa tiêu chí 5 triệu đồng vào checklist kiểm tra trước khi khóa sổ. Không nên đợi đến thời điểm quyết toán mới rà lại hình thức thanh toán của từng giao dịch.
3. Tiền phạt vi phạm hành chính
Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định tiền phạt vi phạm hành chính thuộc nhóm không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Nhóm này bao gồm các khoản phạt về giao thông, đăng ký kinh doanh, kế toán, pháp luật về thuế và các khoản phạt hành chính khác theo quy định.
Doanh nghiệp có chứng từ đã nộp tiền phạt không đồng nghĩa khoản tiền này được tính vào chi phí được trừ. Khi quyết toán, kế toán cần nhận diện và điều chỉnh riêng.
4. Khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác
Khoản chi đã được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác hoặc đã được chi từ một số quỹ theo quy định không thể đồng thời tiếp tục được sử dụng đầy đủ để làm giảm thu nhập chịu thuế. Mục tiêu là tránh một khoản kinh tế được hưởng lợi hai lần từ các cơ chế khác nhau.
5. Chi phúc lợi cho người lao động vượt giới hạn
Một số khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động có thể được trừ khi đủ điều kiện, nhưng phần vượt giới hạn theo quy định sẽ không được trừ. Nghị định 320 quy định giới hạn tổng khoản phúc lợi theo mức 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
Kế toán nên tổng hợp toàn bộ khoản phúc lợi cả năm trước khi kết luận, thay vì kiểm tra riêng từng hóa đơn.
6. Chi trang phục bằng tiền vượt mức
Đối với chi trang phục bằng tiền, phần vượt mức theo quy định không được tính vào chi phí được trừ. Khi doanh nghiệp vừa chi bằng tiền vừa cấp hiện vật, hồ sơ cần tách rõ từng phần và chứng từ tương ứng.
7. Tiền lương, tiền công không đáp ứng điều kiện
Chi phí tiền lương dễ bị loại khi doanh nghiệp đã hạch toán nhưng thực tế chưa chi, không có hồ sơ lao động phù hợp, không có chứng từ thanh toán theo quy định hoặc khoản chi không có căn cứ rõ ràng trong hợp đồng, quy chế hoặc hồ sơ nội bộ.
Bộ hồ sơ nên liên kết được hợp đồng lao động, chấm công hoặc căn cứ khối lượng công việc, bảng lương, quy chế thưởng/phụ cấp khi cần, chứng từ thanh toán và hồ sơ BHXH/TNCN tương ứng.
Đặc biệt, do điều kiện thanh toán tại Điều 9 Nghị định 320 áp dụng cho các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp nên rà kỹ hình thức trả lương và chứng từ thanh toán trong năm 2026.
8. Khấu hao tài sản cố định không đúng quy định
Không phải cứ mua tài sản và ghi nhận TSCĐ là toàn bộ khấu hao đều được chấp nhận cho mục đích thuế. Khoản khấu hao có thể không được trừ khi tài sản không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc không đáp ứng các điều kiện, hồ sơ và mức khấu hao theo quy định.
Doanh nghiệp cần đối chiếu hồ sơ sở hữu hoặc quản lý tài sản, thời điểm đưa vào sử dụng, nguyên giá, mục đích sử dụng và thời gian khấu hao.
9. Chi phí trích trước nhưng không xử lý đúng kỳ hạn
Các khoản trích trước cần có căn cứ, kỳ hạn và hồ sơ thực hiện. Khi đến hết kỳ hạn hoặc chu kỳ mà khoản đã trích chưa chi hoặc chi không hết, doanh nghiệp cần kiểm tra nghĩa vụ điều chỉnh theo quy định thay vì để nguyên số đã hạch toán.
10. Lãi vay liên quan phần vốn điều lệ còn thiếu
Phần chi trả lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn là nhóm cần rà soát khi xác định chi phí được trừ. Kế toán nên đối chiếu vốn điều lệ phải góp, vốn thực tế đã góp đúng hạn và số dư các khoản vay trong cùng kỳ.
Nếu doanh nghiệp có giao dịch liên kết, cần kiểm tra thêm quy định riêng về chi phí lãi vay trong giao dịch liên kết; không nên chỉ dựa vào điều kiện của khoản vay thông thường.
11. Thuế, tiền chậm nộp và các khoản tài chính cần loại
Điều 10 Nghị định 320 quy định một số khoản thuế và tiền chậm nộp không được tính vào chi phí được trừ. Vì vậy, không nên áp dụng quan niệm “mọi khoản tiền đã nộp cho Nhà nước đều là chi phí hợp lệ”. Mỗi khoản cần được phân loại theo đúng bản chất và quy định thuế tương ứng.
12. Khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế
Một số khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế có thể thuộc nhóm không được trừ, nhưng không nên máy móc loại mọi khoản “chưa tạo ra doanh thu”. Điều 9 cũng có các trường hợp chi phục vụ hoạt động kinh doanh được xem xét theo điều kiện cụ thể, chẳng hạn một số chi phí chuẩn bị sản phẩm, nghiên cứu thị trường hoặc marketing trước bán hàng.
13. Khoản chi vi phạm pháp luật chuyên ngành
Một khoản chi có hóa đơn vẫn có thể phát sinh rủi ro nếu nội dung chi vi phạm điều kiện của pháp luật chuyên ngành. Khi rà soát thuế TNDN, doanh nghiệp có thể phải đối chiếu thêm pháp luật lao động, quảng cáo hoặc quy định chuyên ngành của lĩnh vực đang hoạt động.
Ví dụ cách điều chỉnh chi phí không được trừ
Giả sử trong năm 2026 doanh nghiệp đã hạch toán 2 tỷ đồng chi phí kế toán. Sau rà soát phát hiện 20 triệu đồng tiền phạt vi phạm hành chính, 15 triệu đồng thuộc phần chi vượt giới hạn và 30 triệu đồng chi phí khác không đáp ứng điều kiện được trừ.
Tổng khoản cần xem xét điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế trong ví dụ là 65 triệu đồng. Doanh nghiệp không nhất thiết xóa bút toán kế toán chỉ vì khoản đó không được trừ cho mục đích thuế; điều quan trọng là phân loại và điều chỉnh đúng khi xác định thu nhập chịu thuế.
Checklist rà soát chi phí không được trừ trước quyết toán TNDN 2026
- Giao dịch có thực tế phát sinh không?
- Khoản chi có liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh không?
- Hóa đơn và chứng từ có đầy đủ, hợp pháp không?
- Khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên đã đáp ứng điều kiện thanh toán chưa?
- Có thuộc tiền phạt, tiền chậm nộp hoặc khoản đã được nguồn khác bù đắp không?
- Khoản phúc lợi, trang phục hoặc khoản bị giới hạn có vượt mức không?
- Hồ sơ tiền lương, thưởng, phụ cấp có căn cứ và chứng từ thanh toán không?
- Khấu hao tài sản và chi phí trích trước có đúng căn cứ, thời điểm không?
- Vốn điều lệ và chi phí lãi vay có phát sinh phần cần loại không?
- Khoản chi có vi phạm điều kiện của pháp luật chuyên ngành không?
- Đã lập bảng riêng các khoản phải điều chỉnh khi quyết toán chưa?
Doanh nghiệp tại Phú Quốc cần lưu ý gì?
Nhà hàng, khách sạn, cơ sở lưu trú, tour và doanh nghiệp dịch vụ tại Phú Quốc thường phát sinh nhiều khoản như nguyên liệu, lao động thời vụ, hoa hồng OTA, quảng cáo nền tảng, thuê mặt bằng, công tác phí, thanh toán hộ và giao dịch với nhà cung cấp nhỏ. Rủi ro không chỉ nằm ở việc có hóa đơn hay không mà còn ở khả năng nối toàn bộ hồ sơ từ lúc phát sinh đến khi thanh toán.
Doanh nghiệp nên rà chi phí theo tháng hoặc quý thay vì đợi đến kỳ quyết toán thuế TNDN cuối năm 2026 mới xử lý. Nếu cần kiểm soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ thuế định kỳ, xem thêm dịch vụ kế toán thuế tại Phú Quốc.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí không có hóa đơn có chắc chắn bị loại không?
Không nên kết luận chỉ dựa vào việc có hay không có hóa đơn. Pháp luật có một số trường hợp giao dịch đặc thù được xử lý bằng bộ hồ sơ và chứng từ khác theo điều kiện cụ thể. Doanh nghiệp cần xác định đúng loại giao dịch trước khi quyết định loại chi phí.
Khoản từ 5 triệu đồng trở lên trả tiền mặt có được trừ không?
Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP đặt điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên. Cần đối chiếu thêm quy định thuế GTGT về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch cụ thể.
Tiền phạt vi phạm hành chính có được trừ không?
Không. Đây là nhóm được Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê vào các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Chi phí không được trừ có phải xóa khỏi sổ kế toán không?
Không nên hiểu như vậy. Một khoản có thể được ghi nhận theo quy định kế toán nhưng phải điều chỉnh khi tính thuế nếu không đáp ứng điều kiện chi phí được trừ. Cách xử lý cụ thể phụ thuộc bản chất giao dịch và hồ sơ của doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý cập nhật
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, ban hành ngày 14/06/2025, hiệu lực từ 01/10/2025.
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP, ban hành và có hiệu lực từ 15/12/2025, quy định chi tiết Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Lưu ý: Nội dung trên phục vụ mục đích tham khảo và rà soát hồ sơ. Việc xử lý một khoản chi cụ thể cần đối chiếu văn bản đang có hiệu lực, bản chất giao dịch và chứng từ thực tế tại thời điểm quyết toán.
