Khi không ký được hóa đơn điện tử, nên kiểm tra theo thứ tự chứng thư → thiết bị → phần mềm → quyền tài khoản → dữ liệu hóa đơn. Cách khoanh lỗi này giúp phân biệt lỗi chữ ký số với lỗi nội dung hóa đơn hoặc lỗi tích hợp hệ thống.
Nếu cần rà cả chữ ký số và phần mềm hóa đơn, xem chữ ký số & hóa đơn điện tử tại Phú Quốc.
1. Chứng thư đã hết hạn
Đây là lỗi cần kiểm tra đầu tiên. Xem ngày hết hiệu lực và trạng thái chứng thư. Nếu hết hạn, xử lý gia hạn chữ ký số doanh nghiệp trước khi ký giao dịch mới.
2. Phần mềm đang chọn sai chứng thư
Máy tính có thể lưu nhiều chứng thư. Nếu phần mềm hóa đơn chọn serial cũ hoặc chứng thư của pháp nhân khác, thao tác ký có thể thất bại.
3. Token không được nhận diện
Kiểm tra cổng USB, driver, phần mềm quản lý Token và thử trên máy khác an toàn. Nếu Token mất hoặc hỏng thật, xem cách xử lý mất/hỏng USB Token.
4. PIN bị khóa hoặc nhập sai
Không nên thử PIN liên tục nếu không chắc chắn vì có thể làm thiết bị khóa. Thực hiện quy trình mở khóa/reset theo hướng dẫn chính thức của nhà cung cấp.
5. Trình duyệt hoặc tiện ích ký không hoạt động
Một số hệ thống cần ứng dụng ký, extension hoặc dịch vụ nền. Sau cập nhật hệ điều hành/trình duyệt, thành phần ký có thể bị tắt hoặc thiếu quyền.
6. Tài khoản không có quyền ký
Phần mềm hóa đơn có thể tách quyền lập, duyệt và ký. Hãy kiểm tra role của người dùng và quy trình phê duyệt.
7. Chứng thư mới chưa được cập nhật
Sau gia hạn, cấp lại hoặc đổi nhà cung cấp, serial chứng thư có thể thay đổi. Phần mềm hóa đơn/cổng thuế cần được cập nhật theo cấu hình thực tế.
8. Ký số từ xa chưa xác thực được
Kiểm tra kết nối mạng, phiên xác thực, thiết bị nhận OTP/app xác thực và trạng thái dịch vụ. Không nên chuyển sang Token chỉ vì một lần xác thực lỗi mà chưa xác định nguyên nhân.
9. Dữ liệu hóa đơn chưa hợp lệ
Một số phần mềm chặn bước ký nếu hóa đơn còn thiếu trường bắt buộc hoặc dữ liệu không hợp lệ. Hãy kiểm tra lỗi validation trước khi kiểm tra chữ ký số.
10. Lỗi hệ thống hoặc tích hợp
Nếu POS, phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn tích hợp qua API, lỗi đồng bộ có thể khiến hóa đơn chưa ở trạng thái được phép ký. Xem kết nối hóa đơn điện tử với POS và phần mềm kế toán.
Checklist 5 phút
- Kiểm tra chứng thư còn hạn.
- Kiểm tra đúng serial.
- Kiểm tra Token/remote signing.
- Kiểm tra driver/ứng dụng ký.
- Kiểm tra quyền tài khoản.
- Kiểm tra dữ liệu hóa đơn.
- Thử ký trên một máy/môi trường sạch.
