Khi USB Token bị mất hoặc hỏng, doanh nghiệp cần ưu tiên bảo vệ khóa ký, liên hệ nhà cung cấp và xác định có phải tạm dừng, thu hồi hoặc cấp lại chứng thư hay không. Sau khi khôi phục, nên kiểm tra lại các hệ thống đang sử dụng chữ ký số trước khi tiếp tục giao dịch.
Nếu cần hỗ trợ triển khai lại chữ ký số và hóa đơn điện tử, xem chữ ký số & hóa đơn điện tử tại Phú Quốc.
1. Mất Token khác hỏng Token ở điểm nào?
Token hỏng có thể đơn giản là máy không nhận thiết bị, driver lỗi hoặc phần cứng không hoạt động. Mất Token lại có thêm rủi ro thiết bị rơi vào tay người khác. Hai tình huống đều cần nhà cung cấp kiểm tra, nhưng mức ưu tiên bảo mật không giống nhau.
2. Khi phát hiện mất Token nên làm gì trước?
- Dừng việc tìm cách đăng nhập từ thiết bị lạ.
- Thông báo ngay cho người phụ trách nội bộ.
- Liên hệ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
- Yêu cầu hướng dẫn tạm dừng, thu hồi hoặc cấp lại chứng thư nếu phù hợp.
- Kiểm tra các giao dịch ký gần nhất nếu có nghi ngờ lộ PIN.
3. Có cần thu hồi chứng thư không?
Nếu khóa bí mật có nguy cơ bị người khác sử dụng, doanh nghiệp không nên chỉ “mua một Token mới” rồi bỏ qua chứng thư cũ. Cần làm việc với nhà cung cấp để xác định việc tạm dừng, thu hồi hoặc cấp lại chứng thư theo quy trình hiện hành.
4. Token không nhận trên máy có phải đã hỏng?
Chưa chắc. Lỗi có thể đến từ cổng USB, driver, phần mềm quản lý Token, trình duyệt hoặc quyền máy tính. Nên thử trên máy khác an toàn, cài lại driver chính thức và kiểm tra chứng thư trước khi kết luận phần cứng hỏng. Nếu vấn đề chỉ xuất hiện khi phát hành HĐĐT, xem thêm các lỗi không ký được hóa đơn điện tử để tách lỗi Token khỏi lỗi phần mềm hoặc quyền ký.
5. Sau khi cấp lại phải cập nhật những gì?
Nếu chứng thư/serial thay đổi, doanh nghiệp cần kiểm tra lại cổng thuế, hóa đơn điện tử, BHXH và các hệ thống khác. Xem thêm kiểm tra hiệu lực chữ ký số và chứng thư số.
6. Cách giảm rủi ro mất Token
- Chỉ giao thiết bị cho người được phân quyền.
- Không ghi PIN trực tiếp lên Token.
- Không để Token cắm liên tục trên máy dùng chung.
- Lưu thông tin nhà cung cấp và serial chứng thư.
- Có quy trình bàn giao khi nhân sự nghỉ việc.
Căn cứ cập nhật
Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15 và Nghị định 23/2025/NĐ-CP.
