Khi công ty bắt đầu tuyển nhân viên, việc cần làm không chỉ là tìm người và thỏa thuận mức lương. Từ thời điểm phát sinh quan hệ lao động, doanh nghiệp cần đồng thời quản lý hợp đồng, thử việc, tiền lương, thời giờ làm việc, hồ sơ nhân sự và nghĩa vụ bảo hiểm. Làm đúng ngay từ người đầu tiên sẽ dễ hơn nhiều so với đến cuối năm mới quay lại bổ sung hồ sơ.
Nếu doanh nghiệp vừa được thành lập, có thể xem trước checklist 90 ngày đầu sau khi thành lập công ty. Bài này chỉ tập trung vào giai đoạn bắt đầu sử dụng người lao động.
Checklist nhanh khi doanh nghiệp bắt đầu có nhân viên
| Việc cần làm | Khi nào xử lý | Mục tiêu |
|---|---|---|
| Xác định vị trí, hình thức làm việc | Trước khi nhận người | Tránh dùng tên gọi cộng tác viên/thời vụ để che một quan hệ lao động thực tế |
| Chốt thử việc hoặc hợp đồng lao động | Trước khi bắt đầu làm | Rõ công việc, lương, thời hạn, quyền và nghĩa vụ |
| Thiết lập mức lương và kỳ trả lương | Khi ký thỏa thuận | Đúng mức tối thiểu và có căn cứ trả lương |
| Lập hồ sơ và sổ quản lý lao động | Khi phát sinh lao động | Theo dõi thông tin nhân sự, hợp đồng, lương và bảo hiểm |
| Xác định đối tượng tham gia bảo hiểm | Ngay khi hợp đồng phát sinh nghĩa vụ | Không bỏ sót BHXH, BHYT, BHTN và các nghĩa vụ liên quan |
| Tổ chức chấm công, nghỉ phép, làm thêm | Từ tháng đầu | Có dữ liệu làm căn cứ tính lương và giải trình |
| Thiết lập nội quy/quy trình cần thiết | Theo quy mô | Giảm tranh chấp và làm rõ cách vận hành |
1. Xác định đúng quan hệ lao động trước khi đặt tên hợp đồng
Bộ luật Lao động 2019 xác định hợp đồng lao động dựa vào bản chất thỏa thuận về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên. Vì vậy, việc ghi tên văn bản là “hợp đồng cộng tác”, “hợp đồng khoán” hay một tên khác không tự động loại trừ quan hệ lao động nếu cách làm việc thực tế vẫn mang đặc điểm của hợp đồng lao động.
Trước khi tuyển, doanh nghiệp nên chốt tối thiểu: vị trí công việc, nơi làm việc, người quản lý trực tiếp, thời giờ làm việc dự kiến, mức lương, phụ cấp, thời gian thử việc nếu có và loại hợp đồng sẽ ký. Đây là dữ liệu đầu vào cho cả hợp đồng, bảng lương và bảo hiểm sau này.
2. Chọn thử việc và hợp đồng lao động theo đúng search task
Doanh nghiệp có thể thỏa thuận nội dung thử việc trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc riêng. Không nên dùng thử việc như một giai đoạn kéo dài không có giới hạn. Mỗi công việc chỉ được thử việc một lần và thời gian tối đa phụ thuộc tính chất, yêu cầu của vị trí.
Khi đã hết giai đoạn thử việc và tiếp tục sử dụng người lao động, doanh nghiệp cần chuyển sang quan hệ lao động chính thức phù hợp. Phần này được tách riêng trong bài thử việc và ký hợp đồng lao động để tránh biến bài checklist này thành một bài phân tích thử việc quá dài.
3. Chốt tiền lương trước khi đưa nhân viên vào bảng lương
Từ ngày 01/01/2026, Nghị định 293/2025/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu mới. Đặc khu Phú Quốc thuộc Vùng II; mức tối thiểu là 4.730.000 đồng/tháng hoặc 22.700 đồng/giờ đối với người lao động làm việc theo hợp đồng thuộc phạm vi áp dụng. Doanh nghiệp cần đối chiếu hình thức trả lương, thời giờ làm việc và vị trí thực tế trước khi chốt mức lương.
Ngoài con số lương, hồ sơ nên làm rõ kỳ trả lương, hình thức trả lương, phụ cấp, khoản bổ sung, điều kiện hưởng và cách ghi nhận làm thêm giờ. Các khoản này còn liên quan đến căn cứ đóng bảo hiểm và hồ sơ chi phí của doanh nghiệp.
4. Lập sổ quản lý lao động và hồ sơ nhân sự ngay từ đầu
Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Sổ có thể ở dạng giấy hoặc điện tử nhưng phải theo dõi được các thông tin cơ bản như nhân thân, vị trí việc làm, loại hợp đồng, thời điểm bắt đầu làm việc, tiền lương, tham gia BHXH, nghỉ phép, làm thêm giờ và thời điểm chấm dứt hợp đồng.
Với doanh nghiệp nhỏ, một file quản lý có cấu trúc rõ vẫn tốt hơn việc giữ thông tin rải rác trong Zalo, email và nhiều bảng Excel không thống nhất. Điều quan trọng là dữ liệu trên hợp đồng, bảng chấm công, bảng lương và hồ sơ bảo hiểm phải khớp nhau.
5. Xác định ngay ai thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc
Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ 01/07/2025. Một nhóm phổ biến thuộc diện BHXH bắt buộc là người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên; luật cũng bao quát trường hợp thỏa thuận mang tên khác nhưng thực chất có việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát.
Người làm việc không trọn thời gian cũng có thể thuộc diện BHXH bắt buộc khi đáp ứng điều kiện luật định. Vì vậy, không nên mặc định rằng “part-time thì không đóng bảo hiểm”. Doanh nghiệp có nhân sự đầu tiên nên rà ngay đối tượng, thời điểm tham gia và tiền lương làm căn cứ đóng.
Xem hướng dẫn riêng tại bài đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp mới. Nếu sử dụng giao dịch điện tử, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo bài một chữ ký số có dùng cho thuế, BHXH và hóa đơn điện tử không.
6. Chấm công, nghỉ phép và làm thêm phải có dữ liệu
Khi doanh nghiệp chỉ có một vài nhân viên, việc chấm công thường bị xem là không cần thiết. Nhưng nếu lương phụ thuộc ngày công, giờ làm, ca làm hoặc làm thêm thì không có dữ liệu sẽ rất khó đối chiếu khi phát sinh tranh chấp hoặc khi kế toán cần giải trình chi phí.
Tối thiểu nên có một quy ước thống nhất về thời điểm bắt đầu/kết thúc ca, nghỉ hằng tuần, nghỉ phép, làm thêm, người phê duyệt và cách sửa dữ liệu sai. Đừng để quy trình tính lương chỉ tồn tại trong trí nhớ của một người.
7. Nội quy và quy trình nên tăng theo quy mô, không làm hồ sơ cho có
Doanh nghiệp cần có các quy tắc làm việc rõ ràng ngay từ đầu, nhưng không phải mọi công ty một hoặc hai người đều cần một bộ quy chế hàng chục trang. Hãy bắt đầu từ các vấn đề có thật: giờ làm, bảo mật dữ liệu, sử dụng tài sản công ty, nghỉ phép, bàn giao, phê duyệt chi phí và trách nhiệm từng vị trí.
Khi số lượng lao động tăng, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu pháp lý tương ứng về nội quy lao động và các nghĩa vụ quản trị khác. Mục tiêu là hồ sơ phản ánh đúng hoạt động thực tế, không phải tạo một bộ tài liệu đẹp nhưng không ai sử dụng.
Lộ trình 30 ngày khi tuyển nhân viên đầu tiên
| Thời điểm | Việc nên hoàn tất |
|---|---|
| Trước ngày nhận việc | Chốt vị trí, lương, thử việc/hợp đồng, nơi làm việc, ca làm và người quản lý |
| Tuần đầu | Hoàn thiện hồ sơ cá nhân, hợp đồng, quy ước chấm công và bàn giao công việc |
| Trong tháng đầu | Rà đối tượng bảo hiểm, thiết lập bảng lương, sổ quản lý lao động và lưu chứng từ |
| Cuối tháng | Đối chiếu hợp đồng – chấm công – lương – bảo hiểm, sửa sai trước khi lặp lại sang tháng sau |
Câu hỏi thường gặp
Có một nhân viên thì doanh nghiệp đã phải làm hồ sơ lao động chưa?
Có phát sinh quan hệ lao động thì doanh nghiệp đã cần xử lý hợp đồng, tiền lương, hồ sơ quản lý và nghĩa vụ bảo hiểm theo trường hợp thực tế. Không nên chờ đến khi có 5 hoặc 10 người mới bắt đầu chuẩn hóa.
Nhân viên part-time có mặc định không phải đóng BHXH?
Không. Luật BHXH 2024 đã có quy định đối với người làm việc không trọn thời gian. Cần kiểm tra loại hợp đồng và mức tiền lương trong tháng thay vì chỉ nhìn nhãn “part-time”.
Căn cứ cập nhật chính
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, có hiệu lực từ 01/01/2021.
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, có hiệu lực từ 01/07/2025.
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn một số nội dung về BHXH bắt buộc.
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
- Nghị định 293/2025/NĐ-CP về mức lương tối thiểu, có hiệu lực từ 01/01/2026.
Từ quản lý nhân sự sang tối ưu vận hành
Khi số lượng nhân sự tăng, doanh nghiệp nên tách rõ phần tối ưu quy trình doanh nghiệp khỏi phần hồ sơ pháp lý. Các công việc lặp lại như onboarding, chấm công, bàn giao và phê duyệt nên được chuẩn hóa bằng SOP trước khi tự động hóa.
Nếu mục tiêu là kiểm soát nguồn lực thay vì cắt người máy móc, xem thêm tối ưu chi phí nhân sự theo workload và đầu ra.
