Khi tính thuế TNDN, một khoản chi không chỉ cần hóa đơn mà còn phải đáp ứng điều kiện về giao dịch thực tế, mục đích kinh doanh, hồ sơ và thanh toán. Phần thuế suất và quyết toán cuối năm được hướng dẫn riêng để doanh nghiệp dễ đối chiếu từng bước.
Nếu doanh nghiệp cần kiểm soát chứng từ và hạch toán định kỳ, xem dịch vụ kế toán thuế tại Phú Quốc. Phần xác định mức thuế suất áp dụng xem tại thuế suất thuế TNDN năm 2026.
1. Có hóa đơn chưa chắc đã được trừ
Kế toán nên kiểm tra đồng thời: khoản chi có thực tế phát sinh hay không, có liên quan hoạt động kinh doanh hay không, hồ sơ có hợp pháp hay không, điều kiện thanh toán đã đáp ứng chưa và khoản chi có thuộc nhóm bị giới hạn hoặc không được trừ hay không.
2. Bộ hồ sơ chi phí nên theo bản chất giao dịch
- Hợp đồng hoặc đề nghị mua.
- Biên bản giao nhận/nghiệm thu nếu phù hợp.
- Hóa đơn điện tử.
- Chứng từ thanh toán.
- Phiếu nhập kho hoặc hồ sơ tài sản nếu có.
- Quyết định/quy chế nội bộ trong các trường hợp cần căn cứ.
Cách tổ chức chuỗi hồ sơ và sổ chi tiết theo từng giao dịch xem thêm tại chứng từ, sổ sách kế toán doanh nghiệp năm 2026.
3. Chi phí nhân sự
Hồ sơ nhân sự cần liên kết được hợp đồng lao động, chấm công, bảng lương, quy chế thưởng/phụ cấp, chứng từ thanh toán và nghĩa vụ BHXH/TNCN theo trường hợp. Không nên chỉ giữ bảng lương Excel mà thiếu căn cứ phát sinh.
4. Chi phí thuê mặt bằng
Nên lưu hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán, tài liệu liên quan bên cho thuê và hồ sơ cải tạo/tài sản gắn với mặt bằng nếu có. Chi phí trả trước cũng cần được phân bổ đúng kỳ.
5. Tiếp khách, công tác và marketing
Không nên tự động loại hoặc chấp nhận mọi khoản chi. Cần chứng minh mục đích kinh doanh, người tham gia, nội dung công việc, hóa đơn/chứng từ và quy chế nội bộ khi cần.
6. Phí OTA, quảng cáo và nền tảng nước ngoài
Doanh nghiệp du lịch tại Phú Quốc thường phát sinh phí booking, hoa hồng OTA, quảng cáo, phí thanh toán và dịch vụ xuyên biên giới. Các khoản này cần được kiểm tra về chứng từ, nghĩa vụ thuế liên quan và cách hạch toán phù hợp.
7. Review trước quyết toán
Nên lập danh sách chi phí có rủi ro, khoản còn thiếu chứng từ và khoản phải điều chỉnh thuế trước khi lập quyết toán thuế TNDN cuối năm.
Checklist
- Kiểm tra giao dịch thực tế.
- Kiểm tra liên quan hoạt động kinh doanh.
- Kiểm tra hóa đơn/chứng từ.
- Kiểm tra điều kiện thanh toán.
- Kiểm tra kỳ ghi nhận.
- Đánh dấu khoản có rủi ro thuế.
- Lưu bộ hồ sơ theo giao dịch.
Căn cứ cập nhật
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 và văn bản hướng dẫn hiện hành.
