Chứng từ và sổ sách kế toán cần được tổ chức theo từng luồng giao dịch để doanh nghiệp có thể đối chiếu, truy xuất và khóa sổ đúng kỳ. Nội dung dưới đây tập trung vào cách lưu hồ sơ kế toán; phần báo cáo tài chính và dịch vụ theo dõi định kỳ được hướng dẫn riêng.
Nếu cần tổ chức quy trình nhận – kiểm – lưu chứng từ hàng tháng, xem dịch vụ kế toán thuế tại Phú Quốc.
1. Chứng từ bán hàng
Mỗi giao dịch bán hàng nên liên kết được hợp đồng/đơn hàng, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu nếu có, hóa đơn điện tử, chứng từ thu tiền và đối chiếu công nợ. Tùy ngành nghề, bộ chứng từ có thể khác nhau nhưng phải đủ để giải thích giao dịch.
2. Chứng từ mua hàng và chi phí
- Đề nghị mua hoặc phê duyệt nội bộ.
- Hợp đồng/đơn đặt hàng.
- Nhập kho hoặc nghiệm thu.
- Hóa đơn.
- Chứng từ thanh toán.
- Hồ sơ phân bổ hoặc tài sản nếu có.
3. Ngân hàng và dòng tiền
Mỗi dòng tiền qua ngân hàng nên có mục đích rõ: thu khách hàng, trả nhà cung cấp, tạm ứng, hoàn ứng, vay/trả vay, góp vốn hoặc chuyển nội bộ. Không nên dùng tài khoản doanh nghiệp như tài khoản cá nhân của chủ sở hữu.
4. Công nợ
Kế toán cần theo dõi chi tiết từng khách hàng/nhà cung cấp, tuổi nợ, khoản quá hạn và lịch đối chiếu. Công nợ không rõ thường kéo theo sai lệch doanh thu, chi phí và dòng tiền.
5. Kho và tài sản
Nếu doanh nghiệp có hàng hóa hoặc tài sản, cần quản lý phiếu nhập/xuất, mã hàng, kiểm kê, giá vốn, tài sản cố định, khấu hao và công cụ dụng cụ. Dữ liệu kho phải liên kết được với mua hàng và bán hàng.
6. Hồ sơ lương
Bộ hồ sơ thường gồm hợp đồng lao động, chấm công, bảng lương, quy chế, chứng từ thanh toán, BHXH và TNCN theo trường hợp. Payroll nên được khóa theo tháng và bàn giao cho kế toán thuế đúng lịch.
7. Lưu trữ điện tử
Doanh nghiệp nên có quy tắc đặt tên file, phân quyền, backup, thư mục theo kỳ và kiểm soát phiên bản. Không nên để dữ liệu kế toán nằm duy nhất trên một máy cá nhân.
8. Thông tư 99 và hệ thống sổ
Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026, hướng dẫn về chứng từ kế toán, tài khoản, sổ và báo cáo tài chính. Phần mềm không thay thế trách nhiệm tổ chức dữ liệu đầy đủ và trung thực.
Khi khóa sổ cuối năm, xem thêm báo cáo tài chính doanh nghiệp năm 2026.
Checklist lưu hồ sơ
- Tách hồ sơ bán hàng/mua hàng/ngân hàng.
- Theo dõi công nợ.
- Quản lý kho/tài sản nếu có.
- Khóa payroll.
- Đối chiếu chứng từ với sổ.
- Backup dữ liệu.
- Review trước khi khóa kỳ.
Căn cứ cập nhật
Luật Kế toán và Thông tư 99/2025/TT-BTC.
