Doanh nghiệp tại Phú Quốc sử dụng lao động nước ngoài thường gặp ở khách sạn, resort, nhà hàng, du lịch, dịch vụ kỹ thuật và các vị trí quản lý hoặc chuyên môn. Từ ngày 07/08/2025, khung thủ tục chính đã chuyển sang Nghị định 219/2025/NĐ-CP; các quy định trước đây về lao động nước ngoài tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và phần sửa đổi tương ứng đã hết hiệu lực theo cơ chế chuyển tiếp của nghị định mới.
Bài này tập trung vào góc nhìn của doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài: xác định vị trí, kiểm tra giấy phép, chuẩn bị hồ sơ, ký hợp đồng và quản lý dữ liệu sau khi người lao động bắt đầu làm việc.
Bước 1: Xác định đúng hình thức người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Nghị định 219/2025/NĐ-CP áp dụng cho nhiều hình thức người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, trong đó có thực hiện hợp đồng lao động, di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp và các hình thức làm việc khác được pháp luật quy định. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định mọi người nước ngoài đều xử lý hồ sơ theo cùng một cách.
Trước khi tuyển, cần chốt ít nhất: người lao động làm cho pháp nhân nào, tại địa điểm nào, vị trí công việc gì, hình thức làm việc, thời gian dự kiến và căn cứ chứng minh chuyên môn/kinh nghiệm tương ứng.
Bước 2: Kiểm tra vị trí công việc và điều kiện của người lao động
Hồ sơ lao động nước ngoài thường gắn với vị trí quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo tiêu chí pháp luật. Doanh nghiệp nên đối chiếu mô tả công việc thực tế với vị trí xin sử dụng, bằng cấp/chứng chỉ, kinh nghiệm và các giấy tờ chứng minh liên quan.
Một lỗi phổ biến là mô tả vị trí quá chung chung trong hồ sơ nhưng công việc thực tế lại khác. Điều này có thể gây khó khi gia hạn, thay đổi nơi làm việc hoặc giải trình sau này.
Bước 3: Xác định có cần giấy phép lao động hay thuộc diện miễn
Không phải mọi người lao động nước ngoài đều phải xin giấy phép lao động. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép và thủ tục xác nhận tương ứng; một số trường hợp luật định còn không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận nhưng doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước thời điểm làm việc theo quy định.
Doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng này trước khi cho người lao động bắt đầu làm việc, thay vì ký hợp đồng và bố trí công việc trước rồi mới tìm cách hợp thức hồ sơ.
Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP
Thành phần hồ sơ phụ thuộc vị trí và trường hợp cụ thể. Về quản trị nội bộ, doanh nghiệp nên tạo một checklist để kiểm tra các nhóm giấy tờ như:
- Thông tin hộ chiếu và tình trạng cư trú.
- Giấy tờ chứng minh sức khỏe theo yêu cầu áp dụng.
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ tương đương trong trường hợp phải có.
- Tài liệu chứng minh vị trí, chuyên môn, bằng cấp hoặc kinh nghiệm.
- Ảnh và biểu mẫu theo thủ tục hiện hành.
- Tài liệu của doanh nghiệp về nhu cầu sử dụng và vị trí công việc theo trường hợp.
- Giấy tờ nước ngoài đã được hợp pháp hóa/chứng nhận/lãnh sự và dịch thuật khi pháp luật yêu cầu.
Không nên dùng một checklist cũ theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP rồi chỉ thay năm trên tiêu đề. Từ ngày 07/08/2025, doanh nghiệp phải rà theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP và thủ tục đang được cơ quan có thẩm quyền áp dụng.
Thời gian xử lý giấy phép lao động hiện nay
Theo khoản 3 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động. Nếu không chấp thuận nhu cầu sử dụng hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do theo thời hạn luật định.
Mốc “nhận đủ hồ sơ” rất quan trọng. Doanh nghiệp nên chuẩn bị dư thời gian cho bước dịch thuật, xác nhận giấy tờ nước ngoài và xử lý yêu cầu bổ sung thay vì tính lịch làm việc của nhân sự theo đúng 10 ngày.
Sau khi có giấy phép, hợp đồng lao động phải khớp hồ sơ
Nếu người lao động làm việc theo hình thức hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần bảo đảm hợp đồng và hồ sơ sử dụng lao động khớp nhau về người sử dụng lao động, vị trí, địa điểm, thời hạn và công việc. Không nên xin giấy phép cho một vị trí rồi bố trí người lao động làm một công việc khác trong thực tế.
Xem thêm hợp đồng lao động doanh nghiệp cần lưu ý những gì để kiểm tra dữ liệu hợp đồng.
Lao động nước ngoài có tham gia BHXH bắt buộc không?
Luật BHXH 2024 quy định người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam có thể thuộc đối tượng BHXH bắt buộc khi làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam, trừ các trường hợp được pháp luật loại trừ. Vì vậy, sau khi hoàn tất giấy phép và hợp đồng, doanh nghiệp cần tiếp tục rà nghĩa vụ bảo hiểm chứ không dừng ở hồ sơ lao động nước ngoài.
Việc xác định cụ thể còn phụ thuộc hình thức làm việc và trường hợp miễn/loại trừ. Dữ liệu hợp đồng và tiền lương nên được đồng bộ với hồ sơ bảo hiểm và bảng lương.
Thuế TNCN và tiền lương cũng cần được thiết kế ngay từ đầu
Với người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng cư trú, thời gian có mặt, nguồn thu nhập và hồ sơ lương để xác định cách xử lý thuế TNCN phù hợp. Đừng đợi đến cuối năm mới gom hộ chiếu, ngày nhập cảnh và dữ liệu trả lương.
Có thể tham khảo hồ sơ tiền lương doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu những gì và quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp năm 2026.
Nếu người lao động làm ở nhiều địa điểm thì sao?
Doanh nghiệp tại Phú Quốc có thể vận hành nhiều cơ sở, khách sạn, nhà hàng hoặc điểm dịch vụ. Nếu người lao động nước ngoài làm tại nhiều địa điểm hoặc thay đổi nơi làm việc, cần kiểm tra nghĩa vụ thông báo, điều chỉnh, cấp lại hoặc thủ tục khác theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP trước khi triển khai thực tế.
Checklist doanh nghiệp nên quản lý cho mỗi lao động nước ngoài
| Nhóm dữ liệu | Nên theo dõi |
|---|---|
| Nhân thân | Hộ chiếu, quốc tịch, ngày hết hạn giấy tờ |
| Vị trí | Chức danh, mô tả công việc, địa điểm làm việc |
| Giấy phép | Số giấy phép/xác nhận miễn, ngày hiệu lực, ngày hết hạn |
| Hợp đồng | Thời hạn, lương, người ký, nơi làm việc |
| Bảo hiểm | Đối tượng tham gia và dữ liệu đóng nếu phát sinh |
| Thuế | Tình trạng cư trú và hồ sơ thu nhập |
| Nhắc việc | Mốc gia hạn, thay đổi vị trí/địa điểm, chấm dứt |
6 lỗi doanh nghiệp nên tránh
- Dùng checklist giấy phép lao động cũ theo Nghị định 152 mà không cập nhật Nghị định 219/2025.
- Cho người lao động bắt đầu làm việc trước khi xác định rõ tình trạng giấy phép/miễn.
- Vị trí trên giấy phép không khớp công việc thực tế.
- Không theo dõi ngày hết hạn giấy phép và hợp đồng.
- Chuyển người lao động sang địa điểm khác nhưng không rà nghĩa vụ thủ tục.
- Chỉ làm giấy phép mà bỏ quên BHXH, thuế TNCN và hồ sơ lương.
Căn cứ cập nhật chính
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14.
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/08/2025 về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, có hiệu lực từ ngày ban hành.
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, hiệu lực từ 01/07/2025.
- Các thủ tục hành chính và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền tại nơi người lao động dự kiến làm việc.
