Đăng ký BHXH lần đầu là một trong những việc doanh nghiệp mới thường phải xử lý ngay khi bắt đầu có người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc. Sai phổ biến không nằm ở việc “không biết có BHXH”, mà ở chỗ xác định sai đối tượng, kê sai mức lương làm căn cứ đóng hoặc để hồ sơ nhân sự và dữ liệu bảo hiểm không khớp nhau.
Nếu công ty mới tuyển người đầu tiên, nên xem trước bài doanh nghiệp bắt đầu tuyển nhân viên cần làm những gì. Bài này chỉ tập trung vào thủ tục và dữ liệu cần chuẩn bị cho BHXH lần đầu.
Ai thường thuộc diện BHXH bắt buộc từ năm 2026?
Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Với doanh nghiệp thông thường, nhóm cần chú ý đầu tiên là người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên. Quy định cũng bao quát trường hợp hai bên đặt tên thỏa thuận khác nhưng nội dung thực tế thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.
Người làm việc không trọn thời gian cũng không thể mặc định loại khỏi BHXH. Luật BHXH 2024 quy định nhóm này có thể thuộc diện tham gia bắt buộc khi đáp ứng điều kiện về loại quan hệ lao động và tiền lương trong tháng. Vì vậy, “part-time” là cách tổ chức thời gian làm việc, không phải một nhãn miễn bảo hiểm.
Checklist dữ liệu cần khóa trước khi nộp BHXH lần đầu
| Dữ liệu | Cần đối chiếu với |
|---|---|
| Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp |
| Thông tin người lao động | Căn cước/hộ chiếu và hồ sơ nhân sự |
| Mã số BHXH của người lao động | Dữ liệu BHXH hiện có; tránh tạo trùng |
| Ngày bắt đầu làm việc | Hợp đồng lao động/quyết định tuyển dụng |
| Loại hợp đồng và thời hạn | Hợp đồng đã ký |
| Tiền lương làm căn cứ đóng | Hợp đồng, phụ lục lương và chính sách trả lương |
| Đối tượng/quyền lợi BHYT đặc thù nếu có | Giấy tờ chứng minh tương ứng |
Hồ sơ doanh nghiệp thường cần chuẩn bị
Theo thủ tục hành chính đang được BHXH Việt Nam công bố cho việc đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ liên quan, đối với đơn vị sử dụng lao động, bộ hồ sơ thường có các thành phần chính:
- Mẫu TK3-TS: tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
- Mẫu D02-LT: báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
- Hồ sơ của người lao động thuộc trường hợp cần kê khai.
- Văn bản liên quan đến việc điều chỉnh thông tin đơn vị nếu doanh nghiệp đang đồng thời thay đổi dữ liệu.
Đối với người lao động tham gia lần đầu hoặc có mã số BHXH nhưng chưa đủ thông tin, thủ tục hiện hành sử dụng Mẫu TK1-TS. Nếu người lao động thuộc trường hợp được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, cần bổ sung giấy tờ chứng minh tương ứng khi thuộc diện áp dụng.
Có thể nộp hồ sơ BHXH bằng cách nào?
BHXH Việt Nam hiện công bố nhiều cách thực hiện: nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc thực hiện trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc tổ chức I-VAN. Với doanh nghiệp đã sử dụng giao dịch điện tử, phương án trực tuyến thường thuận tiện hơn cho việc theo dõi hồ sơ và điều chỉnh về sau.
Nếu đang cấu hình công cụ ký hồ sơ, xem thêm bài một chữ ký số có dùng cho thuế, BHXH và hóa đơn điện tử không. Đây là bài về công cụ ký, không thay thế bước xác định đúng dữ liệu tham gia BHXH.
Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ khi nào?
Thủ tục hành chính BHXH đang công bố yêu cầu đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng thuộc trường hợp phải tham gia. Trong vận hành thực tế, không nên chờ sát mốc này mới chuẩn bị dữ liệu; doanh nghiệp nên rà đối tượng ngay khi ký hợp đồng để tránh phải truy lại chấm công, lương và hồ sơ của nhiều tháng.
Sau khi đăng ký lần đầu cần kiểm tra những gì?
- Mã đơn vị và thông tin pháp lý của doanh nghiệp có đúng không.
- Danh sách người lao động đã được ghi nhận đủ chưa.
- Mã số BHXH từng người có trùng hoặc sai nhân thân không.
- Tháng bắt đầu tham gia có khớp ngày hiệu lực hợp đồng và tình trạng làm việc không.
- Mức tiền lương làm căn cứ đóng có khớp hồ sơ lương và quy định hiện hành không.
- Dữ liệu BHYT của người lao động có đúng đối tượng và quyền lợi không.
Đây là bước read-back quan trọng. Hồ sơ được hệ thống tiếp nhận không đồng nghĩa mọi dữ liệu bên trong đều đúng với hồ sơ lao động của công ty.
5 lỗi doanh nghiệp mới thường gặp khi làm BHXH
1. Gọi nhân viên là cộng tác viên để mặc định không tham gia BHXH
Phải nhìn vào bản chất quan hệ làm việc, không chỉ tên hợp đồng. Nếu có việc làm trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát thì cần rà theo pháp luật lao động và BHXH.
2. Tạo mã BHXH mới khi người lao động đã có mã
Doanh nghiệp nên yêu cầu người lao động cung cấp thông tin BHXH hiện có và đối chiếu trước khi kê khai để hạn chế tình trạng dữ liệu trùng.
3. Bảng lương và dữ liệu BHXH không khớp
Tiền lương trên hợp đồng, bảng lương và căn cứ đóng cần được thiết kế nhất quán theo quy định. Xem thêm bài hồ sơ tiền lương doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu những gì.
4. Nghĩ part-time thì chắc chắn không thuộc BHXH
Luật BHXH 2024 đã quy định riêng đối với người làm việc không trọn thời gian. Cần kiểm tra hợp đồng và tiền lương thực tế.
5. Nộp xong nhưng không đối chiếu lại
Doanh nghiệp nên đối chiếu danh sách lao động, tháng tham gia và dữ liệu nhân thân ngay sau khi hồ sơ được xử lý để sửa sai sớm.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp chưa có nhân viên có phải đăng ký BHXH cho có không?
Không nên tạo hồ sơ lao động giả khi chưa phát sinh đối tượng. Nghĩa vụ cần được xác định theo người lao động và quan hệ thực tế. Khi phát sinh nhân sự thuộc diện bắt buộc thì xử lý đúng thời điểm.
Người lao động đã có mã BHXH ở công ty cũ thì sao?
Thông thường doanh nghiệp tiếp tục sử dụng mã số BHXH đã có của người lao động và kê khai quá trình tham gia mới, thay vì tạo một mã mới.
Căn cứ cập nhật chính
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, hiệu lực từ 01/07/2025.
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP về BHXH bắt buộc, hiệu lực từ 01/07/2025.
- Thủ tục “Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” do BHXH Việt Nam công bố.
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14.
Từ hồ sơ BHXH đến tối ưu dữ liệu vận hành
Nếu doanh nghiệp đang phải nhập lại dữ liệu nhân sự giữa hợp đồng, bảng lương và hồ sơ BHXH, nên xem cách giảm chi phí nhập liệu thủ công và sai sót vận hành. Với các bước lặp lại có quy tắc rõ, bài những công việc nên tự động hóa trước giúp xác định thứ tự ưu tiên.
Khi volume hồ sơ đủ lớn và doanh nghiệp cân nhắc HRM hoặc tích hợp hệ thống, đọc thêm khi nào đầu tư phần mềm giúp tiết kiệm chi phí.
