Việc chữ ký số có bắt buộc trên hóa đơn điện tử hay không phụ thuộc loại hóa đơn, chủ thể ký và trường hợp áp dụng. Doanh nghiệp cần phân biệt chữ ký của người bán, người mua và các quy định riêng đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
Nếu cần triển khai chữ ký số cùng hóa đơn điện tử tại Phú Quốc, xem chữ ký số & hóa đơn điện tử tại Phú Quốc. Quy trình HĐĐT tổng quát xem hóa đơn điện tử doanh nghiệp năm 2026.
1. Không nên trả lời “mọi hóa đơn đều ký giống nhau”
Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nội dung hóa đơn điện tử gồm chữ ký của người bán, chữ ký của người mua theo trường hợp và thời điểm ký số. Tuy nhiên, pháp luật cũng có các trường hợp nội dung hóa đơn được xử lý khác nhau theo loại hóa đơn và đối tượng sử dụng.
2. Người mua có nhất thiết phải ký số không?
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận. Vì vậy không nên yêu cầu mọi khách hàng phải ký số để hóa đơn có giá trị.
3. Chữ ký người bán cần kiểm tra theo loại hóa đơn
Doanh nghiệp phải xác định đúng loại hóa đơn đang sử dụng, trường hợp có mã/không mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền và các ngoại lệ nội dung theo quy định. Không nên lấy mẫu của doanh nghiệp khác rồi áp cho mình.
4. Thời điểm ký số có phải trùng thời điểm lập?
Nghị định 254/2026 có quy định về thời điểm lập và thời điểm ký số trên hóa đơn. Doanh nghiệp cần để phần mềm ghi nhận đúng dữ liệu thời gian và không tự sửa thời điểm sau khi đã phát hành.
5. Nếu chữ ký số hết hạn thì sao?
Doanh nghiệp cần khôi phục chứng thư hợp lệ trước khi thực hiện giao dịch ký mới. Xem gia hạn chữ ký số doanh nghiệp và kiểm tra hiệu lực chữ ký số.
6. Hóa đơn từ máy tính tiền có gì khác?
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có cấu trúc và quy trình dữ liệu riêng. Doanh nghiệp nhà hàng, khách sạn, bán lẻ hoặc dịch vụ trực tiếp người tiêu dùng nên xem hóa đơn điện tử từ máy tính tiền tại Phú Quốc.
Checklist
- Xác định loại hóa đơn.
- Kiểm tra yêu cầu chữ ký người bán.
- Không mặc định người mua phải ký.
- Kiểm tra chứng thư còn hiệu lực.
- Kiểm tra thời điểm lập/ký.
- Test phần mềm trước khi phát hành thực tế.
Căn cứ cập nhật
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC.
