Khi doanh nghiệp đổi tên, thay đổi dữ liệu pháp lý hoặc thay đổi người/chức danh gắn với chứng thư, cần rà soát lại thông tin chữ ký số đang sử dụng. Tùy trường hợp, nhà cung cấp có thể yêu cầu cập nhật, cấp lại hoặc thay thế chứng thư trước khi tiếp tục giao dịch.
Nếu cần hỗ trợ đồng bộ chữ ký số và hóa đơn điện tử, xem chữ ký số & hóa đơn điện tử tại Phú Quốc.
1. Những thay đổi nào nên rà soát chứng thư?
- Đổi tên doanh nghiệp.
- Thay đổi mã/số định danh trong trường hợp pháp luật có thay đổi dữ liệu gắn với chứng thư.
- Thay đổi người có thẩm quyền hoặc chức danh được ghi trên chứng thư.
- Thay đổi phạm vi sử dụng hoặc loại chứng thư theo nhu cầu.
- Thay đổi nhà cung cấp chữ ký số.
2. Vì sao không nên tiếp tục dùng chứng thư chứa thông tin cũ?
Chứng thư chữ ký số có thông tin về chủ thể, số hiệu, thời hạn, khóa công khai và phạm vi sử dụng. Khi dữ liệu pháp lý đã thay đổi, doanh nghiệp cần kiểm tra với tổ chức cung cấp dịch vụ xem phải cập nhật, cấp lại hay thay thế chứng thư để tránh sai lệch danh tính hoặc thẩm quyền.
3. Quy trình nên thực hiện
- Khóa thay đổi pháp lý đã có hiệu lực.
- Đối chiếu chứng thư hiện tại.
- Liên hệ tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy.
- Thực hiện cập nhật/cấp lại theo quy trình của nhà cung cấp.
- Kiểm tra chứng thư mới.
- Cập nhật lại trên các cổng đang sử dụng.
4. Có phải đổi USB Token không?
Không thể mặc định mọi lần cập nhật đều phải đổi thiết bị. Việc có thay Token, chứng thư, serial hoặc phương thức ký phụ thuộc quy trình kỹ thuật của nhà cung cấp và loại thay đổi thực tế.
5. Sau cập nhật cần kiểm tra những cổng nào?
Ít nhất nên kiểm tra các hệ thống doanh nghiệp đang dùng để ký như thuế điện tử, hóa đơn điện tử, BHXH và các cổng dịch vụ công khác. Nếu một cổng vẫn lưu serial cũ, giao dịch có thể lỗi dù chứng thư mới vẫn hợp lệ. Cách quản lý cùng một chứng thư trên nhiều hệ thống xem tại một chữ ký số dùng cho thuế, BHXH và hóa đơn điện tử.
Checklist
- Kiểm tra quyết định thay đổi pháp lý.
- Đối chiếu chứng thư hiện tại.
- Cập nhật/cấp lại với nhà cung cấp.
- Kiểm tra hiệu lực chứng thư mới.
- Cập nhật các cổng liên quan.
- Thử ký một giao dịch mẫu.
Nếu cần tự kiểm tra trạng thái, xem kiểm tra hiệu lực chữ ký số và chứng thư số.
Căn cứ cập nhật
Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy.
