Doanh nghiệp mới thành lập nên đăng ký chữ ký số theo nhu cầu giao dịch thực tế, đồng thời kiểm tra đúng thông tin pháp lý, loại chứng thư và các hệ thống cần sử dụng. Sau khi được cấp, chữ ký số còn phải được kích hoạt và cấu hình trên các cổng liên quan.
Nếu cần triển khai cùng hóa đơn điện tử tại Phú Quốc, xem chữ ký số & hóa đơn điện tử tại Phú Quốc.
1. Doanh nghiệp mới có bắt buộc phải mua chữ ký số ngay không?
Không nên trả lời bằng một câu áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Nghĩa vụ thực tế phụ thuộc thủ tục điện tử mà doanh nghiệp phải thực hiện. Tuy nhiên, khi khai thuế điện tử, sử dụng hóa đơn điện tử hoặc giao dịch trên các cổng yêu cầu ký số, doanh nghiệp cần có phương thức ký phù hợp. Nếu cần nắm nền tảng về chứng thư, chủ thể và giá trị pháp lý trước khi đăng ký, xem chữ ký số doanh nghiệp là gì.
2. Chọn tổ chức cung cấp dịch vụ phù hợp
Nghị định 23/2025/NĐ-CP điều chỉnh chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy. Doanh nghiệp nên chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hoạt động hợp pháp, kiểm tra phạm vi dịch vụ, phương thức ký và hỗ trợ kỹ thuật thay vì chỉ so sánh giá.
3. Thông tin cần khóa trước khi cấp chứng thư
- Tên pháp lý của doanh nghiệp.
- Mã số doanh nghiệp/mã số thuế.
- Địa chỉ và thông tin định danh theo hồ sơ hiện hành.
- Người có thẩm quyền hoặc chủ thể được cấp chứng thư.
- Chức danh nếu chứng thư cấp cho người có thẩm quyền của tổ chức.
- Phạm vi sử dụng dự kiến.
4. Chọn USB Token hay ký số từ xa?
Đây là quyết định về cách vận hành, không phải hai “giá trị pháp lý” mặc định khác nhau. Doanh nghiệp nên cân nhắc số người ký, thiết bị sử dụng, làm việc từ xa và yêu cầu của phần mềm. Xem USB Token và chữ ký số từ xa.
5. Sau khi được cấp chứng thư phải làm gì?
- Kích hoạt phương thức ký và đổi mã PIN/mật khẩu mặc định nếu có.
- Cài driver/phần mềm ký nếu dùng Token.
- Đăng ký hoặc cập nhật chứng thư trên cổng thuế, hóa đơn, BHXH hoặc hệ thống liên quan.
- Thử ký một giao dịch mẫu.
- Ghi nhận ngày hết hạn và người chịu trách nhiệm quản lý.
6. Khi nào cần kiểm tra lại thông tin?
Nếu doanh nghiệp đổi tên, thay đổi thông tin pháp lý hoặc thay đổi người/chức danh gắn với chứng thư, cần rà soát lại với nhà cung cấp. Xem thay đổi thông tin chứng thư chữ ký số.
Checklist bàn giao
- Thông tin chứng thư đúng doanh nghiệp.
- Ngày hiệu lực và ngày hết hạn rõ ràng.
- Thiết bị/ứng dụng ký hoạt động.
- Cổng thuế/HĐĐT/BHXH đã nhận chứng thư đúng.
- Người quản lý khóa ký được phân công.
- Có quy trình xử lý khi mất thiết bị hoặc hết hạn.
Căn cứ cập nhật
- Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15.
- Nghị định 23/2025/NĐ-CP.
