Chữ ký số doanh nghiệp là một dạng chữ ký điện tử sử dụng khóa mật mã và chứng thư chữ ký số để xác nhận chủ thể ký trên thông điệp dữ liệu. Trong thực tế doanh nghiệp, chữ ký số thường được dùng cho khai thuế điện tử, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, giao dịch điện tử và nhiều thủ tục hành chính.
Bài viết này giải thích chữ ký số doanh nghiệp là gì, giá trị pháp lý và cách nhận diện chứng thư. Nếu cần triển khai trọn bộ chữ ký số và hóa đơn điện tử tại Phú Quốc, xem chữ ký số & hóa đơn điện tử tại Phú Quốc.
1. Chữ ký số khác chữ ký scan như thế nào?
Ảnh chữ ký scan chỉ là hình ảnh được chèn vào tài liệu. Chữ ký số sử dụng cơ chế mật mã, khóa bí mật và dữ liệu kiểm tra chữ ký để giúp xác định chủ thể ký và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu sau khi ký.
2. Chứng thư chữ ký số là gì?
Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định chứng thư chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao. Nội dung chứng thư có thông tin chủ thể, số hiệu, thời hạn hiệu lực, khóa công khai, mục đích/phạm vi sử dụng và thông tin của tổ chức phát hành.
Thời hạn hiệu lực của chứng thư chữ ký số công cộng tối đa là 03 năm. Doanh nghiệp cần theo dõi ngày hết hạn thay vì chỉ nhớ thời hạn hợp đồng dịch vụ.
3. Ai được đứng tên chữ ký số của doanh nghiệp?
Cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền theo pháp luật có quyền được cấp chứng thư chữ ký số. Nếu chứng thư cấp cho người có thẩm quyền của tổ chức, thông tin chức danh và tên cơ quan/tổ chức phải được thể hiện phù hợp. Việc sử dụng chữ ký số phải đúng thẩm quyền và phạm vi được cấp.
4. USB Token có phải là chữ ký số không?
USB Token là một phương thức lưu giữ/sử dụng khóa ký trong triển khai thực tế, không phải bản thân khái niệm “chữ ký số”. Doanh nghiệp cũng có thể gặp mô hình ký số từ xa tùy giải pháp của nhà cung cấp. Xem so sánh tại USB Token và chữ ký số từ xa.
5. Chữ ký số thường dùng cho những việc gì?
- Khai và nộp hồ sơ thuế điện tử.
- Ký hóa đơn điện tử theo trường hợp áp dụng.
- Giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử.
- Ký hồ sơ, hợp đồng hoặc thông điệp dữ liệu khi hệ thống chấp nhận.
- Thực hiện thủ tục hành chính điện tử theo phạm vi tương thích.
Việc một chứng thư có thể dùng trên nhiều hệ thống còn phụ thuộc phạm vi chứng thư, quyền của người ký và yêu cầu kỹ thuật/đăng ký của từng cổng dịch vụ. Xem một chữ ký số dùng cho thuế, BHXH và hóa đơn điện tử.
6. Cách tự kiểm tra chữ ký số trước khi dùng
- Kiểm tra tên/mã định danh của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tổ chức phát hành chứng thư.
- Kiểm tra thời hạn hiệu lực.
- Kiểm tra trạng thái chứng thư.
- Kiểm tra đúng người/thẩm quyền sử dụng.
- Thử ký trên hệ thống thực tế trước ngày cần nộp hồ sơ.
Hướng dẫn chi tiết xem tại kiểm tra hiệu lực chữ ký số và chứng thư số.
Căn cứ cập nhật
- Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15.
- Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, hiệu lực 10/04/2025.
